nello scorso mese di marzo vi abbiamo proposto la compilazione del questionario inerente alle modalità di adempimento degli obblighi antiriciclaggio.

I dati che abbiamo raccolto sono stati aggregati in forma anonima e trasmessi al Consiglio Nazionale, il quale, a sua volta, in aggregazione a quelli ricevuti dagli altri Ordini territoriali, li ha comunicati al Comitato di sicurezza finanziaria per la predisposizione della relazione annuale, ex art. 5, co. 7, D.Lgs. 231/2007.

Anche quest’anno la compilazione del questionario vi è stata proposta in forma volontaria, ringraziamo pertanto tutte le Colleghe ed i Colleghi che, rispondendo al questionario, hanno consentito al nostro Ordine di fornire al Consiglio Nazionale informazioni provenienti da un campione di Iscritti sufficientemente rappresentativo.

Per dare completezza anche all’altro importante proposito che il questionario si prefiggeva, ovvero di essere per gli Iscritti occasione di autovalutazione sul puntuale e corretto adempimento delle disposizioni di legge in tema di antiriciclaggio, i Referenti antiriciclaggio del nostro Ordine -Simone Nepote, anche Consigliere Delegato, Piercarlo Bausola, Michela Boidi e Federico Lozzi - che ringraziamo sentitamente per il prezioso e costante supporto,  forniscono di seguito alcune indicazioni sugli aspetti monitorati dal questionario che, sulla base delle risposte pervenute, sono apparsi meritevoli di precisazione.
 
Formazione del personale di studio
L’obbligo di formazione del personale di studio è previsto dall’art. 16 co. 3 del D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231, laddove impone ai soggetti obbligati di istruire il proprio personale:
–    sulla corretta applicazione delle disposizioni del D.Lgs. 231/2007;
–    sulle operazioni connesse al riciclaggio o al finanziamento del terrorismo, affinché possa eventualmente riconoscerle e segnalarle al professionista;
–    sulle procedure adottate dallo studio per l’adempimento della normativa antiriciclaggio.
La definizione di “personale” di studio è fornita dall’art. 1 co. 2 lett. cc) del D.Lgs. 231/2007 e comprende i dipendenti ma anche “coloro che comunque operano sulla base di rapporti che ne determinano l'inserimento nell'organizzazione del soggetto obbligato, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato”.
La formazione del personale di studio deve pertanto riguardare i dipendenti ma anche tutti gli altri collaboratori di studio, siano essi altri professionisti (soci e associati inclusi), praticanti o altre figure collaboranti stabilmente con lo studio.

Responsabile antiriciclaggio
Il responsabile della funzione antiriciclaggio è previsto dalle regole tecniche emanate dal Consiglio Nazionale ed è la persona alla quale sono attribuiti compiti di supervisione e di coordinamento delle politiche e delle procedure adottate dal soggetto obbligato per la gestione dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.
Le previgenti regole tecniche (in vigore sino allo scorso 15 gennaio) ne prevedevano la nomina quando lo studio era costituito da due o più professionisti.
Le vigenti regole tecniche, in vigore dallo scorso 16 gennaio, ne prevedono la nomina da parte delle associazioni professionali e delle società tra professionisti qualora gli adempimenti antiriciclaggio non siano assolti individualmente da ciascuno dei professionisti; nel caso del professionista individuale, anche con dipendenti e/o collaboratori, il responsabile antiriciclaggio si intende coincidente con il professionista medesimo, ove non diversamente formalizzato.

Autovalutazione del rischio di riciclaggio e relativo aggiornamento
L’autovalutazione del rischio (prevista dagli artt. 15 e 16 del d.lgs. 231/2007) è l’adempimento che il professionista deve svolgere per individuare e valutare il rischio residuo di vulnerabilità cui lo studio è eventualmente esposto, e conseguentemente adottare le procedure integrative più opportune per gestirlo e mitigarlo. Si concretizza in una analisi - che il professionista deve svolgere per correlare la probabilità che un evento di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo possa interessare la propria clientela - all’adeguatezza dell’assetto organizzativo e dei presidi di cui si è dotato per intercettarlo.
È un obbligo disciplinato dalle regole tecniche emanate dal Consiglio Nazionale (precisamente dalla regola tecnica n. 1) che il professionista deve assolvere e poi aggiornare secondo la periodicità prevista dalle stesse regole tecniche.
Le previgenti regole tecniche (in vigore dal 1° gennaio 2020 e sino allo scorso 15 gennaio) prevedevano l’aggiornamento dell’autovalutazione del rischio con cadenza almeno triennale.
Le vigenti regole tecniche, in vigore dallo scorso 16 gennaio, prevedono l’aggiornamento dell’autovalutazione del rischio ogni qualvolta il professionista lo ritenga opportuno, in ragione di sopravvenuti rilevanti mutamenti dei parametri considerati per la valutazione (tipologia e caratteristiche della clientela e assetto organizzativo dello studio) e, in ogni caso, entro un anno dalla pubblicazione dell’aggiornamento periodico dell'analisi nazionale dei rischi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo a cura del Comitato di sicurezza finanziaria.
L’autovalutazione deve essere opportunamente documentata e messa a disposizione delle Autorità di cui all’art. 21, co. 2, lett. a), del D.Lgs. 231/2007 (MEF, le Autorità di vigilanza di settore, l'UIF, la Direzione investigativa antimafia e il Nucleo speciale di polizia valutaria della Guardia di Finanza) e degli organismi di autoregolamentazione (l’Ordine Territoriale e il Consiglio Nazionale).
Le Linee guida emanate dal Consiglio Nazionale nel febbraio 2021 propongono la soluzione operativa con cui adempiere a tale obbligo.

Dichiarazione sottoscritta dal cliente
L’art. 19 co. 1 lett. a) del D.Lgs. 231/2007 prevede che sia il cliente a fornire al professionista le informazioni necessarie a consentirgli l'identificazione del titolare effettivo. Inoltre, il successivo art. 22, prevede l’obbligo del cliente di fornire, per iscritto e sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire al professionista di adempiere agli obblighi di adeguata verifica.
La dichiarazione sottoscritta dal cliente è pertanto un documento che il professionista deve sempre richiedere al cliente per adempiere compiutamente agli obblighi di adeguata verifica e, in particolare, per provvedere all’identificazione del titolare effettivo e per verificare l’eventuale sussistenza di status di persone politicamente esposte.
Un facsimile di detta dichiarazione è contenuto nel modello AV.4 allegato alle Linee guida emanate dal Consiglio Nazionale nel febbraio 2021.

Obbligo di astensione dall’instaurare, eseguire o proseguire la prestazione professionale
L’art. 42 co. 1 del D.Lgs. 231/2007 prevede che, in caso di impossibilità oggettiva di effettuare l’adeguata verifica della clientela secondo le modalità descritte dall’art. 19 comma 1 lett. a), b) e c) del Decreto, il professionista deve astenersi dall’instaurare, eseguire ovvero proseguire la prestazione professionale ed eventualmente, se sussistono i presupposti, effettuare la segnalazione di operazione sospetta prevista dall’art. 35.
Pertanto, il professionista è obbligato all’astensione ogniqualvolta non riesca a provvedere:
–  all’identificazione del cliente e del titolare effettivo;
– alla verifica dell’identità del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore;
– all’acquisizione e valutazione delle informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione professionale.
L’esonero da tale obbligo di astensione è consentito solo qualora la prestazione professionale abbia ad oggetto l’esame della posizione giuridica del cliente, ovvero l’espletamento di compiti di difesa o di rappresentanza del cliente in un procedimento giudiziario o in relazione a tale procedimento, compresa la consulenza sull’eventualità di evitarlo o intentarlo (art. 42 co. 3).
Ulteriore eccezione all’obbligo di astensione è ammessa quando “sussiste un obbligo di legge di ricevere l’atto” (art. 42 co. 4).

Controllo costante del rapporto con il cliente
Il controllo costante del rapporto con il cliente è uno degli adempimenti in cui si snoda l’adeguata verifica della clientela, disciplinato all’interno degli artt. 18 e 19 del D.Lgs. 231/2007 e dalle Regole tecniche emanate dal Consiglio Nazionale; è un obbligo da adempiere nei casi di prestazione professionale continuativa.
Al pari degli altri obblighi che caratterizzano l’adeguata verifica della clientela, anche il controllo costante soggiace al principio della proporzionalità e, pertanto, la periodicità con cui deve essere svolto è da ponderare sulla base del rischio effettivo determinato in relazione al cliente.
Le vigenti Regole tecniche (al pari di quanto era previsto nelle previgenti) stabiliscono che nelle ipotesi di rischio “non significativo” o “poco significativo”, per le quali è consentito avvalersi delle procedure di adeguata verifica semplificate, il controllo costante debba essere svolto con periodicità entro il termine massimo di 36 mesi, periodicità che si riduce progressivamente all’aumentare del grado di rischio effettivo e che le Regole tecniche indicano in almeno ogni 24 mesi nelle ipotesi di rischio “abbastanza significativo” e nel più breve termine di 6/12 mesi per i casi connotati da rischio “molto significativo”.
L’esecuzione del controllo costante, al pari dell’adempimento degli altri obblighi di adeguata verifica, deve essere appropriatamente documentata e le Linee guida emanate dal Consiglio Nazionale nel febbraio 2021 offrono tra gli allegati, nel modello AV.7, un facsimile del documento con cui tale attività può essere verbalizzata.

Modalità di conservazione documentale dei dati e delle informazioni acquisite in adempimento degli obblighi
Le modalità di conservazione sono definite dall’art. 32 del D.Lgs. 231/2007 e devono essere tali da garantire:
– il rispetto delle norme dettate dal codice in materia di protezione dei dati personali nonché il trattamento dei medesimi esclusivamente per le finalità di cui al decreto;
– l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle Autorità di cui all'articolo 21, co. 4, lett. a) (MEF, le Autorità di vigilanza di settore, l'Unità di informazione finanziaria, la Direzione investigativa antimafia e il Nucleo speciale di polizia valutaria della Guardia di Finanza);
– la tempestiva acquisizione, da parte del soggetto obbligato, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data (è considerata tempestiva l'acquisizione conclusa entro trenta giorni dal conferimento dell'incarico professionale, dall'esecuzione dell'operazione o della prestazione professionale, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale);
– l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione;
– la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi.
L’obbligo di conservazione, che può essere assolto sia in modalità cartacea che informatica che mista, prevede la conservazione della documentazione per almeno dieci anni dalla cessazione della prestazione professionale o dall'esecuzione dell'operazione occasionale.

Indicatori di anomalia
Gli indicatori di anomalia consistono in una elencazione, a carattere esemplificativo, di connotazioni di operatività ovvero di comportamenti della clientela che l’Unità di Informazione Finanziaria istituita presso Banca d'Italia (UIF) ritiene “anomali” poiché potenzialmente caratterizzanti degli intenti di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. La loro emanazione è prevista dal D.Lgs. 231/2007 che attribuisce alla UIF il compito di elaborarli e di diffonderli, quali ausilio ai soggetti obbligati per la valutazione dell’operatività dei propri clienti. Sono contenuti nel provvedimento UIF del 12 maggio 2023, applicabile dal 1° gennaio 2024.

Obbligo di riservatezza sulle segnalazioni di operazioni sospette
La segnalazione di una operazione sospetta è soggetta a un rigoroso obbligo di riservatezza. L’art. 39 co. 1 del D.Lgs. 231/2007 impone, infatti, al professionista e a chiunque ne sia comunque a conoscenza, il divieto di comunicazione al cliente o a terzi dell’avvenuta segnalazione, dell'invio di ulteriori informazioni richieste dalla UIF o dell'esistenza o probabilità di indagini o approfondimenti in materia di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Stesso divieto di comunicazione è anche previsto per il flusso informativo che il professionista segnalante riceve in risposta dall’UIF in merito all’esito della segnalazione inoltrata (art. 41 co. 3).
Tale divieto non si estende alla Guardia di Finanza in occasione dei controlli che svolge sull'osservanza delle disposizioni antiriciclaggio e ai fini dell’accertamento investigativo (art. 39 co. 2).

Vi ricordiamo, inoltre, che i Referenti antiriciclaggio del nostro Ordine sono a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti, approfondimenti e quesiti di necessità, anche all’indirizzo email antiriciclaggio@odcec.torino.it

Segnaliamo infine:

SPORTELLO ANTIRICICLAGGIO
Mercoledì 28 maggio 2025, ore 12.00 presso la Sede dell’Ordine
Al fine di fornire riscontro a quesiti individuali e/o di collettivo interesse, in materia di antiriciclaggio, i Referenti del relativo Gruppo di Lavoro saranno a disposizione, presso la Sede dell’Ordine, il giorno 28 maggio prossimo, alle ore 12.00 (durata prevista: dalle ore 12.00 alle ore 14.00 circa).  
Coloro che fossero interessati possono inviare e-mail di adesione a segreteria@odcec.torino.it - entro il 18 maggio - specificando il quesito o la tematica di interesse

Cari saluti.


             Luca Asvisio                     Paola Aglietta