Verbali di distribuzione degli utili
Registrazione tramite il modello RAP
Care Colleghe, cari Colleghi,
a seguito di una interlocuzione informale con l’Agenzia delle Entrate, in merito ad alcune criticità riscontrate nella registrazione dei verbali di distribuzione degli utili tramite il modello RAP (Registrazione Atti Privati), si riportano le seguenti “linee guida” per una corretta registrazione del documento.
Documento leggibile
Il verbale di assemblea allegato deve essere leggibile tramite procedure automatizzate in quanto, attraverso un programma di “text mining”, la procedura esamina il documento verificandone la rispondenza con i dati indicati nel modello RAP.
Pertanto, è opportuno, nel caso in cui il verbale originale sia poco chiaro in quanto, ad esempio, scritto a mano, riscrivere il documento con sistemi elettronici e facendo sottoscrivere nuovamente il documento alle parti.
In tal caso l’intermediario che effettua la registrazione dovrà conservare anche il documento originale.
Documento firmato digitalmente
Nel caso in cui il documento sia firmato digitalmente, si può riportare il documento in formato PDF/A (PDF/A-1a o PDF/A-1b), NON firmato digitalmente, con l’indicazione al fondo che l’atto è stato firmato digitalmente.
In tal caso l’intermediario che effettua la registrazione dovrà conservare anche il documento firmato digitalmente.
Carte di identità dei firmatari
Nel file da allegare alla richiesta di registrazione occorre inserire, insieme al verbale dell’assemblea, anche:
• eventuali allegati al verbale,
• la copia di un documento di identità delle parti che hanno sottoscritto il verbale.
Tali documenti verranno uniti al pdf del verbale in modo da formare un unico documento da allegare, in formato PDF/A (PDF/A-1a o PDF/A-1b), in fase di registrazione.
Indicazione delle riserve accantonate
Nel campo “Totale utile conseguito/Riserva accantonata” occorre indicare l’importo dell’utile e/o delle riserve distribuibili risultanti dall’ultimo bilancio approvato dalla società.
Pertanto:
• in caso di verbale di approvazione del bilancio di esercizio si indicherà la somma dell’utile dell’esercizio e delle riserve disponibili dal bilancio appena approvato;
• in caso di verbale di distribuzione di dividendi, si indicherà l’importo delle riserve disponibili risultanti dall’ultimo bilancio approvato (che comprenderà anche l’importo, distribuibile, dell’utile dell’esercizio relativo al bilancio stesso).
Per l’individuazione delle “riserve distribuibili” si può fare riferimento al dato indicato alla voce “Residua quota distribuibile”, nella tabella relativa all’informativa sul patrimonio netto riportata in nota integrativa (esempi di informativa relativa al patrimonio netto - principio contabile OIC 28).
Nel successivo campo “Importo utili/riserve distribuiti ai soci” occorre indicare l’importo dell’utile e/o delle riserve che viene destinato alla distribuzione trai i soci, come risultante dal verbale oggetto di registrazione.
L’importo della seconda cella non potrà mai essere superiore a quello riportato nella prima cella.
Indicazione dei soci
L’indicazione dei soci è obbligatoria se questi vengono indicati nel verbale e sono in numero non superiore a 20.
L’indicazione della quota di partecipazione e il successivo importo di utili/riserve percepiti sono obbligatori solamente se tali dati sono indicati nel verbale stesso.
Pertanto, se nel verbale stesso si indicano i soci presenti, anche solo ai fini della verifica del raggiungimento del quorum costitutivo, occorrerà indicare, nel “Quadro soci”, il nominativo di tutti i soci, anche quelli non presenti.
Se, nella delibera di distribuzione, vengono indicate anche le quote di partecipazione dei soci al capitale allora occorre compilare anche i successivi campi “Quota di partecipazione” e “Importo utili/riserve percepiti”.
Diversamente la compilazione dei relativi campi non è dovuta.
Desideriamo ringraziare Guido Berardo e Stefano Spina per il prezioso supporto.
Cari saluti.
Salvatore Regalbuto Paola Aglietta